So wie die Grossen: Kleine Luzerner Gemeinde Nottwil digitalisiert Workflows

Digitalisierung möglichst vieler Prozesse

Die kleine Luzerner Gemeinde Nottwil orientiert sich in Sachen Digitalisierung an der Vorgehensweise der grossen Kommunen. Nottwil-Geschäftsführer Marius Christ will aus diesem Grund möglichst viele Prozesse digital abwickeln. Als erstes hat er sich den Rechnungseingangsprozess vorgenommen und setzt dazu das Workflow-Tool der Gemeinde-Software Newsystem von Axians IT&T ein. „Beim Handling der Lieferantenrechnungen soll einerseits der Prozess vereinfacht, andererseits die Effizienz gesteigert werden. Die digitale Erfassung ist unbestritten schneller als die alte mit Buchungsstempel und vereinfacht den Freigabeprozess erheblich», so Christ. Bei einer geschätzten Zeitersparnis von zwei Minuten pro erfasster Rechnung rechnet Christ bei jährlich rund 2000 Rechnungen mit 70 Stunden oder acht Arbeitstagen Zeitersparnis.

Visum per Knopfdruck

Früher wurden die Kreditorenrechnungen, wie in den meisten Gemeinden heute noch üblich, gestempelt, die Kontierung handschriftlich festgehalten, der Beleg händisch in der Finanz-Software erfasst und die Rechnungen gesammelt dem zuständigen Mitarbeitenden für Kontrolle und Visa übergeben. Auf ihrem Weg zur finalen Zahlungsfreigabe und zurück zur Buchhaltung mussten sie teilweise die Verwaltung verlassen, der Aufenthaltsort war deshalb nicht selten unklar und eine Suche entsprechend zeitraubend. «Bevor eine Rechnung nicht final gebucht und abgelegt wurde, wusste man eigentlich nie, wo sie gerade war“, sagt Christ. Mit dem neuen Worflow-Tool wird einmal täglich ein Stapel Rechnungen von einem Multifunktionsgerät eingescannt und automatisch verarbeitet. Dabei liest die Scan-Software die Daten vom Papierdokument aus und erstellt ein XML-File (Extensible Markup Language, eine Auszeichnungssprache zur Datenübertragung). Mit diesem Dateiformat können die Daten an die Finanz-Software der Gemeinde-Software Newsystem von Axians IT&T übergeben werden.

Durchgängige Integration in Gemeinde-Software

Zuvor prüft aber ein Mitarbeiter die Daten auf ihre Richtigkeit, indem er sie mit denen im PDF der Originalrechnung vergleicht. Nach erfolgter Datenübertragung (Scan- zu Finanz-Software) läuft der Rechnungseingangsprozess gleich wie früher weiter – bloss auf digitaler Schiene. Der Mitarbeiter macht einen Kontierungsvorschlag im System und übergibt die Rechnung per Knopfdruck zur Visierung. Der Zuständige in der Fachabteilung erhält anstelle eines Papierdokuments eine E-Mail mit einem Link, über den er direkten Zugriff auf das PDF-Dokument sowie die Kontierungsinformationen erhält. Das Visum erteilt er wiederum per Knopfdruck. Automatisch wird eine weitere E-Mail an den Vorgesetzten zur Erteilung des zweiten Visums ausgelöst, gefolgt von einer Nachricht an den Geschäftsführer, welcher die Rechnung ebenfalls mit einem Klick final als offenen Posten bucht. Weil der ganze Arbeitsablauf voll in die Gemeinde-Software Newsystem integriert ist, geschieht diese Übergabe der Standardfunktionalität an die Finanz-Software ohne weiteres Zutun.